Dasar Dasar Pengawasan (MANAJEMEN UMUM)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kasus-kasus
yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu
penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), suatu anggaran yang
berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana. Maka dari
itu diperlukan suatu proses pengawasan manajerial sehingga memperoleh jaminan
bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.
Inilah
sebabnya kami tertarik untuk mengulasnya dalam makalah yang berjudul “Dasar-Dasar
Proses Pengawasan” sehingga baik pembaca maupun penyusun makalah
mendapatkan pengetahuan tentang proses pengawasan yang baik dan efektif.
B.
Tujuan
Makalah
ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang dasar-dasar proses dalam
pengawasana serta memenuhi tugas kuliah untuk mata kuliah Manajemen umum.
C. Rumusan
masalah
Bagaimana
dasar dasar proses pengawasan ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
PENGAWASAN
Pengertian
pengawasan menurut para ahli:
1. Menurut winardi (2000, hal. 585)
“Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan
oleh ;pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan
hasil yang direncanakan.”
2. Menurut Basu Swasta (1996, hal. 216)
“pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa
kegiatan kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan.”
3. Menurut komarudin (1994, hal 104)
“pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan
antara pelaksana aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap
rencana yang berarti.”
4. Menurut kadarman (2001, hal. 159)
Pengawasan
adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada
perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan
kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah
telah terjadi sesuatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan
perusahaan.
Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Pengawasan
adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen
tercapai. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan erat abtara perencanaan
dan pengawasan. Fungsi pengawasan manajemen berhubungan erat dengan
fungsi-fungsi menajerial. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan
secara efektif. Dan fungsi pengawasan itu sendiri harus diawasi. Sebagai
contoh, apakah laporan-laporan pengawasan akurat?
B. TIPE-TIPE
PENGAWASAN
Ada tiga
tipe dasar pengawasan yaitu :
1. Pengawasan
pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan
pendahuluan atau sering disebut steering control, dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpanan-penyimpanan dari standar atau
tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan
mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi.
2. Pengawasan concurrent
Pengawasan
ini, sering disebut pengawasan Ya-Tidak, sreening control atau berhenti-terus,
dilakukan selama kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses di
mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat
tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau
menjadi semacam peralatan double-check yang lebih menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan
umpan balik (feedback control)
Pengawasan
umpan balik juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari
rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk
kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat
historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.
C. TAHAP-TAHAP
DALAM PROSES PENGAWASAN
Tahap-tahap
proses pengawasan sebagai berikut :
1. Penetapan
standar
Standar
adalah suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebaga patokan suatu satuan
pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untu penilaian hasil-hasil.
Tiga
bentuk standar yang umum adalah :
a. Standar-standar phisik, meliputi
kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, ditunjukkan
dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor,
pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi
kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
2. Penentuan
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan
standar adalah sia-sia waktu bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan
adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran
Pelaksanaan Kegiatan
Setelah
frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelasanaan
dilakukan ebagai proses yang ulang-ulang dan terus –menerus.
4. Pembandingan
Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap
kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan nyata pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah
ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi komplesitas dapat
terjadi pada saat mengnterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
5. Pengambilan
Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila
hasil analisa menunjukkkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin
diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
Tindakan
koreksi dapat berupa :
a. Mengubah standar mula-mula (barangkali
terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan
(inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem
pengukuran itu sendiri).
c. Mengubah cara dalam menganalisa atau
menginterpresikan penyimpangan-penyimpangan.
D. PENTINGNYA
PENGAWASAN
Faktor
yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi :
1. Perubahan
lingkungan organisasi
Berbagai
perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari,
seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku
baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya.
2. Peningkatan
kompleksitas organisasi
Semakin
besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di
analisa dan dicatat secara tepat; bermacam-macam organisasi, luar dan dalam
negeri.
3. Kesalahan-kesalahan
Bila para
bawahan tidak pernah membuat kesalahan, menejer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering
membuat kesalahan misalnya memesan barang atau komponen yang salah.
4. Kebutuhan
Manajer untuk mendelegasikan wewenang
Bila
manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggungjawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah
bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah
dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
E. PERANCANGAN
PROSES PENGAWASAN
William
H. Newman mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan dalam
lima langkah yaitu :
1. Merumuskan
hasil yang diinginkan. Manajer
harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yang dinyatakan
secara umum atau kurang jelas seperti “pengurangan biayaoverhead” perlu
dirumuskan lebih jelas seperti “pengurangan biaya overhead dengan 12%”.
2. Menetapkan
penunjuk (predictors) hasil. Tujuan
pengawasan sebelum selama kegiatan dilaksanakan agar manajerdapat mengatasi dan
memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Newman telah
mengidentifikasikan beberapa early warning predictors yang dapat membantu
manajer memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak, yaitu :
a. Pengukuran masukan
b. Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan
c. Gejala-gejala (symptoms)
d. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
3. Menetapkan
standar penunjuk dan hasil. Penetapan
standar untuk penunjuk hasil akhir adalah bagian penting perancangan prosese
pengawasan. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang
lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap penyimpangan
besar.
4. Menetapkan
jaringan informasi dan umpan balik. Langkah
keempat dalam perancangan suatu siklus pengawasan adalah menetapkan sarana
untuk pengumpulan informasi petunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap
standar. Jaringan kerja komunikasi dianggap baik apabila aliran tidak hanya ke
atas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi.
Disamping itu, jaringan ini harus cukup efisien untuk menyediakan informasi
balik yang relevan kepada personalian kunci yang memerlukannya. Komunikasi pengawasan
sering didasarkan pada prinsip “management by exception”. Prinsip ini
menyarankan bahwa atasan hanya diberi informasi bila terjadi penyimpangan besar
dari standar atau rencana.
5. Menilai
informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langkah
terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan
koreksi perlu diambil, dan kemudian pengambilan tindakan.
F. BIDANG-BIDANG
PENGAWASAN STRATEGIK
Bidang strategik yang dapat membuat
organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu:
a. Transaksi keuangan
·
Analisis
keuangan (financial statement analysis)
Analisa
keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu
mengevaluasi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang
dan masa lalu,dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling
mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang
·
Manajemen
kas (cash manajemen)
·
Pengelolaan
biaya (cost control)
b. Hubungan manajer dan bawahan
Hubungan
antara manajer dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada
hubungan 2 arah antara manajer dan bawahan bukan hubungan searah dimana manager
terus terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan
perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu
perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan
perusahaan
c. Operasi operasi produktif
G. ALAT
BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
Dua
teknik yang paling terkenal dalam pengawasan manajerial adalah manajemen dengan
pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management
information system).
1. Management
By Exception (MBE)
MBE
memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang
pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan
manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. MBE dapat dipraktekkan
oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pengawasan
mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya serta manajer lini.
Pengawasan
yang ditunjukan pada terjadinya kekecualian ini murah, tetapi penyimpangan baru
dapat diketahui setelah kegiatan terlaksana. MBE biasa digunakan untuk
operasi-operasi organisasi bersifat otomastis dan rutin.
2. Management
Information System (MIS)
MIS
didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi
manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk
membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan,
pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.
MIS
dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu:
a) Tahap survey pendahuluan dan perumusan
masalah
b) Tahap disain konseptual
c) Tahap
disain terperinci
d) Tahap
implementasi akhir.
Agar
perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan lima pedoman
berikut ini:
a) Mengikut sertakan pemakaian (unsur) ke
dalam tim perancang.
b) Mempertimbangkan secara hati-hati biaya
sistem.
c) Memperlakukan informasi yang relevan dan
terdeteksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka.
d) Pengujian pendahuluan sebelum diteapkan.
e) Menyediakan latihan dan dokumentasi
tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakaian sistem.
H. KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK
PENGAWASAN YANG EFEKTIF
Kriteria-kriteria
utama agar sistem pengawasan menjadi efektif, yaitu:
a) Akurat.
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat
dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi
yang keliru bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
b) Tepat
Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan
dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
c) Obyektif
dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif
serta lengkap.
d) Terpusat
pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem
pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpangan
dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan
paling fatal.
e) Reallistik
secara ekonomis. Biaya pelaksanaa sistem pengawasan harus
lebih rendah atau paling tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem
tersebut.
f) Realistik
secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan
kenyataan-kenyataan organisasi.
g) Terkoordinasi
dengan aliran kerja organisasi.
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena
(1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan
keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh
personalia yang memerlukannya.
h) Fleksibel.
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi
terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
i) Besifat
sebagai petunjuk dan operasional. Sistem
pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar,
tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
j) Diterima
para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan
otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam
proses pengawasan terdapat tipe-tipe pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan,
pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik. Kemudian
tahap-tahap dalam proses pengawasan terdapat 5 tahapan, yaitu penetapan
standar, penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, pengukuran pelaksanaan
kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan, dan
pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Pentingnya pengawasan juga sering
mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan karena dianggap akan mengancam
kebebasan dan otonomi pribadi lalu perancangan proses pengawasan terdapat 5
tahapan, yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, menetapkan penunjuk hasil,
menetapkan standar penunjuk dan hasil, menetapkan jaringan informasi dan umpan
balik, dan menilai informasi serta mengambil tindakan koreksi. Dalam
melaksanakan proses pengawasan terdapat alat bantu untuk mempermudahkannya,
yaitu Management By Exception dan Management
Information System. Untuk menjadi efektif sistem pengawasan juga harus
memenuhi kriteria tertentu, yaitu akurat, tepat waktu, obyektif dan menyeluruh,
terpusat pada titik-titik pengawasan strategik, realistic secara ekonomis,
realistic secara organisasional, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,
fleksibel, bersifat sebagai petunjuk dan operasional, serta diterima oleh para
anggota organisasi.
B. Saran
Dalam melaksanakan pengawasan diperlukan kerjasama
yang baik dengan seluruh stakeholders agar dapat terlaksana
dengan baik serta meminimalkan resiko yang tidak diinginkan
Daftar
Pustaka
Handoko,
Hani. 2003. Manajemen. Edisi . Yogyakarta: BPFE YOGYAKARTA.
Komentar
Posting Komentar