KOORDINASI DALAM ORGANISASI

1.                PENGERTIAN KOORDINASI.
            Koordinasi ( coordination ) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah ( departemen atau bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.

2.                MASALAH-MASALAH  PENCAPAIN  KOORDINASI  YANG  EFEKTIF.

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi yang efektif, yaitu :

Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan desain produk sebagai yang paling esensial.

Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu.

3.                 KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI.

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu :

Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.

Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

2.                 PENDEKATAN-PENDEKATAN  UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF

            Komunikasi  adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu

1.                 TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Aturan dan prosedur,
Hirarki manajerial,
Penerapan tujuan dan rencana.

2.                 MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Investasi dalam sistem infromasi VERTIKAL,
Penciptaan hubungan-hubungan ke samping / HORIZONTAL.

3.                 MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan ,
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

4.                 MEKANISME-MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR.

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital manajemenyang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

Hirarki manajerial, yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

Rencana dan penetapan tujuan, yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

Aturan dan prosedur, adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

5.                 PENINGKATAN KOORDINASI POTENSIAL

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu:

System informasi vertical, adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

Penciptaan hubungan-hubungan ke samping / HORIZONTAL, melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

6.                 PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).